Cuánto cuesta implementar un expediente clínico electrónico en Costa Rica

No hay una cifra sola. El costo depende del tamaño de la clínica y de cuánto expediente en papel hay que resolver, pero siempre se compone de tres bloques: licencia, implementación y lo que rodea al software. El que suele tomar por sorpresa no es el primero.

Licencia

En Costa Rica el cobro es casi siempre por profesional o por sucursal, con una mensualidad que incluye el acceso y las actualizaciones. La trampa está en comparar mal: un plan mensual barato que cobra la migración y la capacitación aparte puede costarle más que una propuesta más alta que ya trae todo.

Para comparar dos cotizaciones, pida el costo total del primer año con todo incluido y divídalo entre doce. Ese número sí se puede comparar.

Implementación y migración

Aquí está la variable grande: qué hacer con los expedientes que ya existen. Hay tres caminos.

• Migrar todo. Costoso y lento, y buena parte de esa información casi nunca se consulta.
• Migrar resúmenes. Datos del paciente, alergias, diagnósticos y medicación actual; el papel anterior a una fecha de corte queda archivado. Es lo que mejor resultado da.
• Empezar de cero. Sirve en especialidades donde el historial viejo no se usa. En enfermedades crónicas es un problema.

Para orientarse: una clínica de tres médicos con unos 3.000 pacientes activos y archivos ordenados es un trabajo de semanas, no de meses. Una con 5.000 expedientes en papel y letra de médico es otra historia. Pida que le digan por cuál de los dos casos está pagando.

En cómo elegir un expediente clínico electrónico repasamos los criterios que pesan más allá del precio.

Lo que casi nunca entra en la cotización

• Equipos y red. Tabletas o computadoras para el consultorio, lector de cédula, impresora de recetas y una red que aguante el uso simultáneo. Si la tableta tarda cinco segundos en abrir el expediente, el médico vuelve al papel.
• Internet de respaldo. En zonas donde el servicio falla, un segundo enlace con datos móviles cuesta poco comparado con una consulta que no se puede registrar.
• Capacitación. Las primeras dos semanas cada consulta toma uno o dos minutos más. La pregunta útil no es cuántas horas incluye la propuesta, sino qué pasa cuando entra personal nuevo o renuncia la recepcionista. Si capacitar a alguien toma días, ese costo se repite todos los años.
• Soporte. Un médico que no puede imprimir una receta un jueves a las 7 p. m. no espera al lunes. Confirme horario, canal de atención y tiempo de respuesta antes de firmar.
• Actualizaciones normativas. Cambios como la Ley 8968 no se negocian. Verifique si las actualizaciones están incluidas o se cobran aparte.

Cómo leer una cotización

1. Costo total del primer año, con implementación, migración y capacitación incluidas.
2. Cuánto sube cuando la clínica pasa de tres a diez profesionales.
3. Si la migración se cobra por expediente, por hora o por rango.
4. Qué cubre el soporte y en qué horario.
5. Cómo se exportan los datos y en qué formato.
6. Qué pasa si deja de pagar: plazos, respaldos y entrega de la información.

Conclusión

El expediente más barato es el que el equipo usa todos los días. Un sistema abandonado a los seis meses terminó costando más que el caro, sin importar lo que decía la factura.

En DYR Systems el expediente clínico electrónico se implementa con un plan que define desde el inicio qué se migra, quién se capacita y cómo se respaldan los datos. Cuéntenos el tamaño de su clínica y le preparamos una estimación con cada rubro separado.