Por qué Hacienda le rechaza una factura electrónica y cómo corregirlo

Casi ningún comprobante se rechaza por un bug del sistema. Se rechaza por un dato: un código CABYS mal asignado, una cédula mal capturada, un consecutivo repetido. El problema empieza cuando el equipo trata el rechazo como un fallo de software y revisa código en lugar de mirar lo que Hacienda devolvió.

En los proyectos que hemos acompañado, el orden que ahorra más tiempo siempre fue el mismo: leer primero la respuesta de Hacienda, corregir después.

Dónde se corta la factura

Un comprobante puede caer en tres momentos y no todos se arreglan igual.

• Al entrar. Hacienda ni siquiera lo recibe: firma inválida, XML mal armado o caída de internet. El documento no queda registrado.
• Al validar. Entra, pero las reglas lo devuelven: un código CABYS que no existe, una identificación que no coincide con el padrón, un total que no cuadra.
• Después de aceptada. Hacienda la dio por buena y el cliente la rechazó desde su sistema. Pasa con empresas grandes que validan contra su propio padrón. Esto no lo resuelve el soporte técnico; hay que hablar con el área de compras del cliente.

El estado y el detalle del rechazo vienen en la respuesta del servicio web y se consultan en el ATV. Ahí está lo que importa.

Las cinco causas que vemos seguido

CABYS incorrecto. El código de un producto aplicado a un servicio, o un código que Hacienda ya actualizó. Cada línea de la factura se valida contra el catálogo vigente.

Consecutivo duplicado. Si la conexión se cayó justo después del envío, el sistema reintenta y emite dos veces la misma venta. Hacienda acepta una y devuelve la otra. La factura “que no llegó” casi siempre ya estaba aceptada.

Datos del receptor. La cédula física tiene 9 dígitos, la jurídica 10 y el DIMEX 11 o 12. Si el tipo de identificación no corresponde al número capturado, Hacienda devuelve el comprobante. El nombre del receptor también debe coincidir con el padrón.

Certificado. La llave criptográfica vence. Otra versión del mismo problema: está cargada en la computadora del contador y el sistema que emite nunca la encontró.

Campos nuevos de la 4.4. Descuentos sin código y sin naturaleza, formas de pago que el esquema ya no acepta genéricas. Un monto correcto no salva un XML incompleto. En nuestra guía de la versión 4.4 están los campos nuevos.

Qué mirar en el mensaje

La mayoría de los sistemas muestran un “rechazado” en rojo y esconden el detalle. Pregunte al proveedor si puede consultar el texto exacto que devolvió Hacienda por cada documento. Ese mensaje dice qué corregir y, sobre todo, dónde corregirlo.

Una regla simple para ubicarse: si el error aparece en todas las facturas del día, es de configuración (certificado, consecutivo, una regla nueva del esquema). Si aparece en una sola, es el dato de esa venta.

El orden que funciona

1. Consulte el estado en el ATV antes de reenviar. Si ya fue aceptada, no la emita de nuevo: eso genera un ingreso duplicado y después toca anular con nota de crédito.
2. Arregle el dato donde vive: el catálogo de productos o la ficha del cliente. Corregir el XML a mano solo retrasa el problema hasta la próxima factura.
3. Revise el consecutivo. Después de un rechazo, algunos sistemas dejan el rango bloqueado.
4. Si el certificado venció, tramite la llave nueva antes de reintentar.
5. Si el error es de estructura y le afecta todo, pruebe en el ambiente de pruebas de Hacienda.

Lo que pasó con el cliente que reenviaba todo

Un restaurante con internet inestable tenía el reenvío automático programado cada tres minutos. Cuando la conexión volvía, se reenviaba el lote completo. Hacienda aceptaba unas facturas y rechazaba las demás por consecutivo repetido. Los lunes aparecían cuarenta facturas para veinte ventas. No era la firma ni Hacienda: era la lógica de reintento. Se corrigió para consultar el estado antes de reenviar y el problema dejó de existir.

Para cerrar

Un rechazo se diagnostica leyendo la respuesta de Hacienda, no revisando código. La mayoría se previene con dos cosas: catálogos al día y reintentos que pregunten el estado antes de emitir.

En DYR Systems el sistema de facturación electrónica guarda la respuesta completa de Hacienda por cada comprobante y evita reenviar documentos ya aceptados. Si el rechazo sigue apareciendo después de corregir los datos, escríbanos con el mensaje tal como lo devuelve Hacienda.